apr. 03, 2018
Adminno • 4 minuten om te lezen
AUTOMATISERING EN ADMINISTRATIE
Jack van Ansem werd door Noab en Wolters Kluwer benaderd om zijn visie te geven op het gebied van automatisering in onze branche.
Zie hieronder het volledige interview:
'Het sleutelwoord is koppelen'
Adminno staat voor administratie en innovatie. “wij doen aan administratie nieuwe stijl”zegt directeur Jack van Ansem, die automatisering met hoofdletters heeft geschreven. Geholpen door Wolters Kluwer, dat dankzij programma’s als Avanzer Advies en aangiftepakket KBP ervoor zorgt dat Adminno zich optimaal kan focussen op de klanten.
Want, dat is waar het volgens Van Ansem nu en in de komende jaren om gaat. “Kantoren die in staat zijn hun klanten proactief te adviseren en daarmee daadwerkelijk het verschil kunnen maken, gaan de slag winnen”, is zijn overtuiging.
“Innovatie is daarin erg belangrijk,”vult Theo Kroon, marketeer bij Wolters Kluwer, aan. “Wij zitten regelmatig met klanten om tafel om te kijken hoe het beter kan. En daarmee ben je nooit klaar. Uit die intensieve samenwerking is onder andere het product Avanzer Advies ontstaan.” Een product waarmee Adminno nu al een tijdje werkt en waar het kantoor de revenuen van plukt, daarover later meer.
Pionier
Jack van Ansem is altijd een pionier op het gebied van automatisering en administratie geweest. Zo was hij één van de eerste kantoren in ons land die met vaste prijsafspraken kwam. “uit onderzoek begin deze eeuw bleek dat het uurtje factuurtje bij veel klanten tot ergernis leidde. Onze keuze voor vaste prijsafspraken bracht met zich mee dat we wel móesten automatiseren.”
Dat pionieren deed Van Ansem ook op internet. “Mijn visie is altijd geweest dat online de toekomst heeft. Let wel, dat was nog in de tijd dat internetbankieren nog niet eens bestond.” Maar, het was in die eerste jaren niet allemaal hosanna, integendeel. Automatisering werd een grote kostenpost en nieuwe software werkte vaker niet dan wel. “Toen kwam het werken in the cloud,” herinnert Van Ansem zich. “En hoewel ik voor gek werd verklaard, bracht ik alles zo snel mogelijk in het the cloud”.
Vervolgens kwam het fenomeen koppelen, software moet met ‘elkaar kunnen praten’. Van Ansem: “Ik bezocht de Accountancy Expo en kwam daar in gesprek met een partij die de visie had dat software ons moet helpen, ook al heb je het over verschillende pakketten. Een verademing, het paste bij mijn idee over koppelen. Koppelen is het sleutelwoord, daar gaat het om.”
‘Het gaat allemaal sneller dat je denkt’
De enige partijen die daar toen iets mee deden waren Wolters Kluwer en Twinfield. “Omdat ik in die tijd met Exact werkte, bracht ik Wolters Kluwer en Exact met elkaar in contact. We hebben hier op kantoor de systemen getest en dat werkte. Dat was fantastisch. Bij een relatief klein kantoor zoals wij hebben, staat efficiency altijd voorop.”
“Ook missen we mankracht om alle vakliteratuur bij te kunnen houden. Avanzer advies attendeert ons nu op fiscale wijzigingen, die je kunt matchen aan je klanten, waarna je hen direct en individueel kunt attenderen via de nieuwsbrief. Dankzij Avanzer Advies kunnen we nu dus voor elke klant signaleren welke informatie, wetswijziging, et cetera, belangrijk voor hem is. Daardoor kan ik elke individuele klant proactief adviseren. Met 700 relaties waren we daar erg blij mee en het werkt fantastisch.”
Logische keuze
De keuze voor Wolters Kluwer was volgens Van Ansem een logische. “Zij waren op dat moment verder dan andere partijen, waar het de koppelingen betreft.” En niet onbelangrijk, Van Ansem merkt ook dat de klant er klaar voor is. “ Hij wil betalen voor advies waar hij iets aan heeft. Wij zijn nu zover dat we voor de adviezen ook vaste prijzen gaan hanteren. Dat kan, omdat 90 procent van onze klanten elke dag de cijfers aanlevert. We kunnen daardoor op de bal spelen en uiterst actueel adviseren. Zonder automatisering zou dat niet kunnen. Wat dat betreft hou ik mijn hart vast voor de collega-kantoren die deze stap nog moeten maken. Het kost gewoon jaren om het zo in te richten zoals wij het nu hebben. Je moet namelijk niet alleen je eigen kantoor meenemen, maar ook je klanten. Durf daarbij ook afscheid te nemen van klanten die daar niet in mee willen gaan, dat hebben wij ook moeten doen.”
Innovatie
Waar Wolters Kluwer voorheen vooral groot was het in het produceren van tijdschriften en boeken met relevante informatie voor de branche, daar gaat inmiddels 70 procent online.
“Intelligente software en workflowtools zijn de toekomst,” zegt Theo Kroon. “Wij willen zo vroeg mogelijk met klanten in contact komen, om te horen wat er speelt en hoe we het systeem voor hen beter en efficiënter kunnen inrichten. Omdat Wolters Kluwer internationaal actief is, kunnen we elders opgedane kennis ook in Nederland toepassen.”
“Ja, innovatie is heel belangrijk. Dat zie je terug in Avanzer Advies, waarmee we vorig jaar zomer officieel de markt op gingen. Het is onze overtuiging dat je in deze branche voorop moet lopen, anders ben je straks gezien. Het verbaast ons dan ook niet dat het product tot nu toe vooral bij kantoren die vooruit willen goed is ontvangen. Zij zien de voordelen van Avanzer advies.”
“Het gaat allemaal sneller dan je denkt,” vult Van Ansem aan. “Je ziet steeds meer klanten die niet meer willen betalen voor simpele werkzaamheden. Dat moet je automatiseren, anders mis je straks de slag. Uiteindelijk wil ik toe naar een dashboard waarop ik alleen nog met alerts kan werken. De rest van de administratie moet gewoon automatisch lopen. Anvanzer Advies helpt ons kantoor om efficiënter met onze klanten om te kunnen gaan, we kunnen hen persoonlijke aandacht schenken en proactief adviseren. En dat is precies waar het heden te dage om gaat.”
Poker, H. (2018). Het sleutelwoord is koppelen. NOAB Activa, 1 , 18 - 19.
Fotografie: Paul Tolenaar
